L’Area Amministrativa costituisce il centro della Corporate Governance di ogni azienda. Può essere suddivisa in tre sottoinsiemi di rilievo:
- la contabilità generale;
- la tesoreria;
- la contabilità analitica (il cui ruolo è strettamente connesso alle dimensioni dell'azienda in quanto deve consentire e supportare l'evoluzione organizzativa e di mercato).
Contabilità Generale
In origine nata per soddisfare le esigenze civilistiche e fiscali (la rilevazione contabile dei fatti di gestione, la tenuta delle scritture contabili, la tenuta dei registri IVA, la redazione del bilancio contabile e CEE), nel tempo si è trasformata nello strumento per rilevare gli eventi aziendali e trasformare i dati archiviati in informazioni di supporto alla gestione dell’impresa.
Alle funzionalità contabili e fiscali dell’area amministrativa, la piattaforma gestionale OpenVision affianca tutte le funzionalità più tipicamente "aziendali" ed operative, indispensabili per il controllo di una media azienda.
La procedura consente l'elaborazione di bilanci contabili e di bilanci CEE suddivisi per attività contabile, con la possibilità di includere una pluralità di aree contabili o/e extracontabili, considerando anche la simulazione di eventi contabili ed evidenziandone gli scostamenti.
La stessa gestione dei beni ammortizzabili non è un mero strumento finalizzato a consentire la stampa del registro cespiti disciplinato dalla normativa fiscale, ma riveste oggi una funzione importante per individuare la composizione delle immobilizzazioni materiali e immateriali, valutarne il livello di ammortamento e decidere la politica degli ammortamenti ottimale. La soluzione gestisce problematiche quali:
- i beni strumentali "composti" (cespite padre e tanti cespiti componenti, oppure cespite principale e tanti cespiti accessori);
- la possibilità di determinare gli ammortamenti secondo i criteri civilistici ovvero secondo i criteri fiscali, consentendo la piena attuazione del disinquinamento fiscale.
La gestione dei ratei e risconti consente di generare scritture di natura periodica in apposite aree extracontabili che rilevano ratei e risconti cosiddetti "di periodo", al fine di redigere bilanci infrannuali di natura "gestionale", in base ad un criterio di competenza "mensile", anziché annuale.
Contabilità Analitica
L’inserimento di un opportuno sistema di controllo di gestione nel software, permette alla proprietà/direzione aziendale di poter pianificare, programmare e controllare l’andamento economico/finanziario dell’azienda stessa.
OpenVision permette di intervenire tempestivamente ed oculatamente per effettuare eventuali "correzioni di rotta" avvalendosi anche di preventive simulazioni, grazie alle rilevazioni in "tempo reale" dei fatti economico/finanziari. I dati, sui quali elaborare le analisi di gestione, sono quanto prima disponibili per intervenire in modo rapido ed efficace sulle risorse e sulle procedure aziendali.
Tesoreria
In OpenVision il sottosistema Tesoreria ha come obiettivo la pianificazione, il controllo e la gestione delle entrate uscite di denaro e dei crediti/debiti dell’azienda sia interagendo con gli operatori presenti sul mercato, banche e finanziarie, sia applicando dilazioni di pagamento e incasso sulle transazioni economiche con le terze parti, al fine di perseguire la solvibilità. Rende disponibili una serie di strumenti di controllo che consentono di realizzare la gestione efficiente delle risorse finanziarie, ottimizzando i costi di finanziamento e i flussi di incasso/pagamento.
Le informazioni necessarie per la Tesoreria integrano quelle contabili e per evitare duplicazioni e disallineamenti vengono gestite in modo simultaneo. La Tesoreria è basata sulla gestione della liquidità sui conti correnti bancari e la gestione dello scadenzario dei crediti e debiti, sia di tipo contabile che di tipo previsionale. OpenVision su queste basi, e sull'utilizzo di ulteriori informazioni extracontabili, elabora la proiezione della liquidità/disponibilità dell'azienda.
La Tesoreria è integrata con i sistemi di remote banking che rendono disponibili i movimenti di c/c bancario per:
- effettuare in modo semiautomatico la convalida delle scritture di prima nota già registrate in azienda (per esempio i pagamenti);
- generare in contabilità le scritture operate dalla banca (incassi, addebiti di interessi e commissioni, ecc.) non ancora presenti nella contabilità aziendale.